Abmahnung: 7 Fragen und Antworten

Die Abmahnung ist eine Art „gelbe Karte“, die den Arbeitnehmer dazu bringen soll, sein Verhalten zu ändern. Das Verhalten, was der Arbeitnehmer an den Tag legt oder gelegt hat, entspricht in solchen Fällen nicht den Pflichten, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Das Verhalten muss für den Arbeitnehmer steuerbar sein.

Stellt das Verhalten einen Pflichtverstoß dar, kann der Arbeitgeber mit der Abmahnung hierauf hinweisen und versuchen, bei dem Arbeitnehmer eine Verhaltensänderung zu bewirken. Die Abmahnung ist meist Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung, dient aber nicht nur zu deren Vorbereitung.

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Knut Seidel erklärt in diesem Beitrag die Funktionen der Abmahnung, wann Abmahnungen unwirksam sind und was Arbeitnehmer gegen Abmahnungen tun können.

Was ist eine Abmahnung?

In einem Vertragsverhältnis wie dem Arbeitsvertrag haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber gewisse Pflichten. Der Arbeitnehmer muss zur Arbeit erscheinen, seine Arbeitskraft anbieten und sich so verhalten, wie es der Arbeitsvertrag vorsieht. Dazu gehören z.B. auch gewisse Rücksichtnahmepflichten. Die Pflicht des Arbeitgebers ist es u.a. den Lohn bzw. das Gehalt gemäß den Vereinbarungen des Arbeitsvertrages pünktlich zu überweisen.

Verstößt einer der beiden Vertragspartner gegen die vertraglichen Pflichten, kann der jeweils andere Vertragspartner auf diesen Verstoß hinweisen. Dazu kann der Vertragspartner die Abmahnung als Mittel nutzen, um auf den Verstoß gegen die Pflichten hinzuweisen und um Konsequenzen anzudrohen.

Abmahnung soll Verhaltensänderung ermöglichen

In erster Linie soll die Abmahnung dazu dienen, dass das pflichtwidrige Verhalten unterbleibt. Meist mahnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ab. Die Abmahnung ist keine Vorbereitung einer verhaltensbedingten Kündigung. Es soll durch die Abmahnung eine Verhaltensänderung des Arbeitnehmers eingeleitet werden.

Abmahnung muss nicht schriftlich sein

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, dass eine Abmahnung schriftlich erteilt werden muss. Es wäre auch möglich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Abmahnung mündlich mitteilt. Aus Beweisgründen verzichten Arbeitgeber aber meist auf die Möglichkeit der mündlichen Abmahnung und mahnen den Arbeitnehmer schriftlich ab. Die Beweislast der Abmahnung im Vorfeld einer verhaltensbedingten Kündigung trägt der Arbeitgeber.

Wie sieht eine korrekte Abmahnung aus?

Damit eine Abmahnung rechtlich wirksam ist, muss sie drei Funktionen erfüllen: die Dokumentationsfunktion, die Hinweisfunktion und die Warnfunktion.

Hinsichtlich der Dokumentationsfunktion muss die Abmahnung genau bezeichnen, welches Verhalten des Arbeitnehmers beanstandet wird. Dabei ist wertfrei zu dokumentieren, welches Verhalten wann und wo stattgefunden hat. Wirft der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vor "häufig" unpünktlich zu sein, reicht die Beschreibung "häufig" nicht aus, um das Verhalten genau zu dokumentieren. Es müssen vom Arbeitgeber die konkreten Daten genannt werden.

Hinweisfunktion

Im Sinne der Hinweisfunktion muss die Abmahnung den Arbeitnehmer darüber informieren, welches Verhalten aus welchem Grund vertragswidrig war. Der Arbeitgeber muss dabei auch umschreiben, welches vertragsgemäße Verhalten stattdessen vom Arbeitnehmer erwartet wird.

Es ist nur auf diese Weise für den Arbeitnehmer möglich, zu erkennen, welches pflichtgemäße Verhalten zukünftig von ihm erwartet wird und warum das vorherige Verhalten gegen die vertraglichen Pflichten verstößt.

Warnfunktion

Als dritte Funktion muss die Abmahnung den Arbeitnehmer vor den möglichen Konsequenzen warnen, wenn er sein Verhalten nicht ändert. Die Abmahnung soll als eine Art "gelbe Karte" den Arbeitnehmer davor warnen, dass auch weitere Konsequenzen drohen können, wenn er weitermacht wie bisher, da die Abmahnung einer verhaltensbedingten Kündigung vorgeht.

Wann darf ein Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen?

Der Arbeitgeber kann nur das Verhalten abmahnen, was durch den Arbeitnehmer selbst steuerbar ist. Nur auf ein solch steuerbares Verhalten kann der Arbeitnehmer nach einer Abmahnung reagieren und sein Verhalten ändern. Bei einer Krankheit oder dem Fehlen einer Genehmigung zur Ausübung der Tätigkeit – z.B. der LKW-Führerschein – kann eine Abmahnung keine Änderung bewirken. Hier kommen in diesem Fall die personenbedingte oder krankheitsbedingte Kündigung in Frage, bei denen keine Abmahnung notwendig oder möglich ist.

Gründe für eine Abmahnung

Eine Abmahnung kann beispielsweise in folgenden Fällen ausgesprochen werden:

• häufiges Zuspätkommen
• Arbeitsverweigerung
• absichtliche Schlechtleistung
• beleidigendes und respektloses Verhalten gegenüber Arbeitgeber, Vorgesetzten, Kollegen, Kunden, etc.
• Nebentätigkeit trotz Verbot bzw. ohne vorherige Genehmigung
• Verstoß gegen Geheimhaltungsvorschriften
• Konsum von Alkohol oder Zigaretten, wenn dies innerhalb der Räumlichkeiten verboten ist
• private Nutzung von Internet und Telefon, wenn dies ausdrücklich verboten ist

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Die Abmahnung ist immer dann unwirksam, wenn der Arbeitnehmer den Pflichtverstoß nicht begangen hat oder sich aus dem eigentlich abgemahnten Verhalten gar kein Pflichtverstoß ergibt. Die Abmahnung ist auch dann unwirksam, wenn nicht alle drei Funktionen der Abmahnung erfüllt sind. Fehlt z.B. die Drohung mit Konsequenzen, wenn das abgemahnte Verhalten nicht abgestellt wird, oder man nicht aufgefordert wird, ein Verhalten zu unterlassen, ist die Abmahnung unwirksam.

Unwirksam kann die Abmahnung auch dann sein, wenn lediglich pauschale Vorwürfe gemacht werden. Dann hat der Arbeitnehmer keine Möglichkeit, adäquat auf diese Vorwürfe zu reagieren. Gleiches gilt, wenn das abgemahnte Verhalten nicht verständlich und präzise beschrieben wird.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Bevor der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht, muss er den Arbeitnehmer abmahnen. Dabei gibt es keine feste Anzahl von Abmahnungen, nachdem man als Arbeitnehmer in jedem Fall gekündigt wird. Es kommt dabei immer auf den Einzelfall an. Ausschlaggebend sind die Schwere des einzelnen Pflichtverstoßes, wie lange das Arbeitsverhältnis beanstandungsfrei bestanden hat, die Anzahl von einschlägigen Abmahnungen und die Folgen der Pflichtverstöße. Der Arbeitgeber ist aber nicht gezwungen, etwa nach der dritten Abmahnung zu kündigen.

Andererseits kann auch nach der ersten einschlägigen Abmahnung bereits im Wiederholungsfall des Verhaltens eine verhaltensbedingte Kündigung gerechtfertigt sein, wenn der begangene Pflichtverstoß schwerwiegend genug war.

Hat der Arbeitgeber bereits dreimal abgemahnt, betreffen aber alle Abmahnungen unterschiedliche Pflichtverstöße, rechtfertigt eine vierte Abmahnung nicht unbedingt eine verhaltensbedingte Kündigung. Es kommt darauf an, dass die Abmahnungen wegen den gleichen Pflichtverstößen ausgesprochen worden sind und der Arbeitnehmer das gleiche Verhalten wieder an den Tag legt.

Fristlose Kündigung ohne Abmahnung

Ist der Pflichtverstoß sehr schwer und gravierend, muss der Arbeitgeber für eine verhaltensbedingte Kündigung überhaupt nicht abgemahnt haben. § 626 BGB gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit bei Vorliegen eines wichtigen Grundes, eine z.B. verhaltensbedingte außerordentliche Kündigung auszusprechen. Eine Kündigungsfrist ist dann nicht einzuhalten. Das Arbeitsverhältnis endet sofort mit Ausspruch der Kündigung.

Hat der Arbeitnehmer beispielsweise über Jahre hinweg Gelder der Firma unterschlagen oder die Einrichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit manipuliert, kann eine verhaltensbedingte Kündigung auch ohne Abmahnung zur sofortigen Kündigung führen.

Sollte man auf eine Abmahnung reagieren?

Ob man auf eine Abmahnung reagieren sollte, kommt darauf an, inwieweit das abgemahnte Verhalten zutrifft. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, dass nicht gerechtfertigte Abmahnungen nicht in seine Personalakte übernommen werden.

Vor allem in den Fällen, in denen das abgemahnte Verhalten so nicht der Wahrheit entspricht oder die Abmahnung formelle oder andere inhaltliche Fehler aufweist, sollte man prüfen bzw. durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen lassen, ob rechtliche Schritte gegen eine Abmahnung sinnvoll sein können.

Recht auf Gegendarstellung

In jedem Fall können Arbeitnehmer eine Gegendarstellung formulieren. Dabei handelt es sich um eine Art Stellungnahme hinsichtlich der Abmahnung. Die Gegendarstellung muss ebenso wie die Abmahnung der Personalakte beigefügt werden. In der Gegendarstellung sollte präzise und detailliert auf die Vorwürfe und das abgemahnte Verhalten eingegangen werden.

Neben der Gegendarstellung kann der Arbeitnehmer auch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten. Dieser kann prüfen, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist und ob ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung besteht. Mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht kann auch eine Klage vorbereitet werden, um den Arbeitgeber arbeitsgerichtlich dazu verpflichten zu lassen, die ungerechtfertigte Abmahnung zu entfernen.

Kann ich als Arbeitgeber abgemahnt werden?

Beide Vertragsparteien eines Arbeitsvertrages haben Haupt- und Nebenpflichten. Die Pflicht des Arbeitgebers ist es, die angestellten Arbeitnehmer zu beschäftigen und zu entlohnen. Bleibt die Entlohnung aber aus oder wird regelmäßig vertragswidrig zu spät überwiesen, rechtfertigt dies eine Abmahnung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber, da mit diesem Verhalten gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen wird.

Bildquellennachweis: © PantherMedia / glisic_albina